cleanli

Automatisierte Dokumentation ohne Arbeitsaufwand = Der digitale Reinigungs- und Hygienenachweis:
Die Schnelllebigkeit in der Gebäudereinigung macht es erforderlich, dass die Reinigungskräfte sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Das Reinigen! In der Reinigung arbeiten viele Mitarbeiter mit Migrationshintergrund, was eine lesbare und vernünftige Dokumentation teilweise sehr erschwert, sowohl für den Kunden als auch für den Dienstleister selbst.
Verschiedene Testphasen, unter anderem mit NFC-Chips in den Räumen, die nach der Reinigung von der Reinigungskraft gescannt werden mussten, haben gezeigt, dass das nur zu einem gewissen Teil zuverlässig funktioniert.
Auch wenn der Ansatz und der Bedienvorgang gut war, so stellte sich als Hauptfehlerquelle die Bedienung durch die Mitarbeiter heraus. So wurde zusammen mit Partnern ein System entwickelt, das die Dokumentation ohne Beteiligung der Mitarbeiter erstellt.
Mit cleanli besteht eine vollautomatisierte, digitale und autarke Nachweislösung. Sprachkenntnisse oder eine Bedienung durch Reinigungskräfte ist nicht erforderlich.
Dokumentationen, wie z.B. von HACCP-Listen oder anderen Hygienenachweise werden automatisiert digital erfasst. Das Ablegen, Archivieren und Vorhalten von Nachweisen auf Papier entfällt. Die Nachweise sind minutenaktuell über eine App, ein Tablet oder einen Computer im Internet abrufbar.
Für die Dokumentation der Reinigung den Nutzern gegenüber steht eine A5-große Anzeige (ePaper) zur Verfügung, die in jedem zu reinigenden Raum angebracht werden kann.
Das System ist batteriebetrieben und benötigt nur alle rund zwei Jahre ein Aufladen der Akkus oder einen Austausch der Batterien der Sensoren.
Die Reinigungskraft selbst muss nichts tun. Alle benötigten Informationen werden automatisiert über ein Android-Handy mit WLAN-/ oder Internetanschluss oder ein kleines Gerät für die Hosentasche gesammelt.
Die Kosten berechnen sich pauschal nach der Anzahl der Sensoren/ Räume/ Treppenhäuser.
Wenn die Reinigungskraft zum Betreten des Raums die Tür passiert, registriert dies das Handy in der Tasche der Reinigungskraft und startet die Zeitmessung. Beim Verlassen des Raums wird die Zeit gestoppt und die Schicht zu 100% als „Sichtkontrolle“ oder „Gereinigt“ gemeldet. Die Reinigungskraft muss die App nicht bedienen, alles geschieht automatisch. Mehrfaches Betreten des Raumes wird erfasst und zur Reinigungszeit addiert. Über das ausgehängte E-Paper ist der Besucher/ Gast immer über die letzte erfolgte Reinigung Informiert und hat ein sicheres Gefühl.
Sobald das Handy eine Verbindung zum Internet oder einem WLAN hat, werden die Daten an das Portal zur Auswertung übermittelt. Im dritten UG ohne Handyempfang werden die Reinigungszeiten vorübergehend im Handy gespeichert und dann später übermittelt.
Das Portal ist bewusst übersichtlich und einfach in der Bedienung gehalten. Die Reinigungszeiten werden benutzerfreundlich in den Ampelfarben „rot“, „gelb“ und „grün“ angezeigt. Das Portal stehe in einer einfachen Form für die Facility Manager des Kunden und ausführlicher für die eigenen Vorarbeiter/ Kundenverantwortlichen zur Verfügung.
Die Standorte, Gebäude, Ebenen und Räume können im Portal manuell angelegt werden. Das Raumbuch des Kunden kann einmalig oder regelmäßig importiert und automatisiert mit den bestehenden Informationen abgeglichen werden. Der Nutzer hat so immer einen aktuellen Stand über die Räume, Reinigungen und die vereinbarten Reinigungszyklen, ohne dass Doppeleingaben erforderlich wären.
Zur Auswertung stehen alle Daten als Exceldatei oder PDF zum Download zur Verfügung. Einfache grafische Auswertungen sind direkt in die Benutzeroberfläche integriert und erlauben eine schnelle Orientierung über den aktuellen Reinigungsstand.
Alle Übersichten lassen sich als Reports vordefinieren und können mit einem Klick abgerufen werden. Eine zeitliche Einplanung und der regelmäßige Versand, z.B. am Wochenbeginn für die letzte Woche, am Monatsende für den Vormonat, ist möglich