GDPS Administration System

Het is een platform of applicatie ontworpen om op een efficiënte en gestructureerde manier verschillende soorten brieven of documenten te beheren en op te slaan. Met dit systeem kunnen gebruikers verschillende taken uitvoeren die verband houden met het beheren van e-mailarchieven, van het opslaan, zoeken, groeperen tot het handhaven van gegevensbeveiliging.

Een van de belangrijkste kenmerken van dit systeem is de mogelijkheid om postarchieven digitaal op te slaan. Deze documenten kunnen in het systeem worden geüpload en worden geordend op categorie, datum, lettertype of andere parameters. Hierdoor kunnen gebruikers makkelijker zoeken op verschillende criteria, zodat de informatie die zij zoeken snel gevonden kan worden.

Bovendien zijn deze systemen vaak uitgerust met functies voor toegangsrechtenbeheer. Hiermee kunnen gebruikers instellen wie toestemming heeft om bepaalde documenten te openen, te bewerken of te verwijderen. Op deze manier kan de veiligheid van gevoelige gegevens en informatie goed gewaarborgd blijven.

Niet alleen dat, "Mail Archive Management Information Systems" zijn meestal ook uitgerust met rapportage- of analysefuncties. Hierdoor kunnen gebruikers automatisch rapporten genereren op basis van opgeslagen archiefgegevens. Deze rapporten kunnen waardevolle informatie bieden voor besluitvorming of evaluatie met betrekking tot het beheer van e-mailarchief.

Met dit systeem wordt het proces van het beheren van mailarchieven efficiënter en georganiseerd. Belangrijke documenten kunnen eenvoudig worden geopend en beheerd, waardoor het risico wordt verkleind dat informatie verloren gaat of dat u moeite heeft met het vinden van de vereiste documenten. Afgezien daarvan helpt het gebruik van dit soort informatiesystemen ook bij het verhogen van de productiviteit en effectiviteit bij het uitvoeren van administratieve taken die verband houden met het beheer van correspondentie.